Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Stabilirea unui sistem de control intern al vanzarilor este important pentru a minimiza riscul de pierderi in ce priveste incasarile firmei.
Acest control incepe cu introducerea initiala a facturii de la client, se continua cu mentenanta clientilor neincasati si se finalizeaza cu inchiderea clientilor prin diverse metode: incasarea facturilor, stornarea sau inchiderea definitiva a facturilor care nu se pot incasa din falimentul clientului sau din alte cauze.
Iata cateva idei pentru a seta un sistem de control al vanzarilor:
- Verifica situatia clientului inainte de a face o livrare. In acest fel vei evita sa faci o livrare catre un client cunoscut ca rau platnic. Pentru a nu complica foarte mult lucrurile poti sa stabilesti o anumita limita pentru a solicita aprobarea efectuarii unei livrari. De exemplu, pentru tot ce depaseste suma de 10.000 lei se verifica situatia clientului de catre departamentul de control si doar in urma aprobarii obtinute de la acesta se trece mai departe la efectuarea vanzarii.
- Verifica termenii contractului: in principal termenul de plata. Acesta este important atunci cand introduci factura in aplicatia utilizata.
Daca utilizezi Smart Bill ai posibilitatea de a seta scadentele facturilor din meniul de Configurare:
In felul acesta, aplicatia va trece automat scadenta pe factura si nu va mai exista riscul de a omite acest lucru sau de a-l trece gresit.
Daca in anumite situatii ai scadente diferite de cele uzuale, poti sa modifici manual scadenta din fereastra de introducere a facturii.
- Verifica global facturile emise catre un anumit client: de ex. sa fie aceeasi valuta, acelasi termen de plata.
Daca in aceasta lista observi elemente diferite este bine sa iti concentrezi atentia asupra acestora fiindca pot fi cauzate de erori.
De exemplu, daca la toate vanzarile catre furnizorul X ai scadente de 10 zile si la o singura factura scadenta este de 100 de zile, atunci acolo s-ar putea sa fie o problema.
In Smart Bill poti sa verifici instant aceste lucruri alegand optiunea Documente emise-Facturi, unde gasesti lista cu toate facturile si cu elementele lor: data emiterii, scadenta, valuta, etc.
- Verifica facturile de storno si stabileste obligativitatea aprobarii lor de catre un alt angajat, diferit de cel care le introduce in sistem. Aici pot exista riscuri de frauda, de exemplu, un angajat poate intercepta o plata facuta de un client si o poate redirectiona in alt cont, iar pentru a inchide “urmele” -respectiv soldul pe client, poate inregistra o factura de storno fictiva.
Asadar, asigura-te ca toate facturile de storno emise au aceasta aprobare. In functie de dimensiunea firmei tale, poti seta o limita peste care sa fie necesara aceasta aprobare.
In Smart Bill, din raportul prezentat mai sus, poti sa faci un export in excel si de acolo sa selectezi toate facturile cu suma negativa.
- Imparte responsabilitatile de operare intre angajati:de exemplu, un angajat poate introduce facturile si alt angajat poate introduce incasarile. Scopul este acelasi: reducerea riscului de frauda.
Daca utilizezi Smart Bill acest lucru se poate face din configurarea drepturilor utilizatorilor.
Aceasta este o varianta simpla de configurare insa daca este nevoie de o structura mai complexa, se poate intra in detaliu:
Poti restrictiona inclusiv modul de acces:
- Verifica jurnalul de vanzari pentru elemente care sunt atipice: de exemplu sume foarte mari, comparativ cu cele uzuale, tranzactii mai numeroase pe un partener decat in mod normal, facturi de corectie in exces, etc.
O simpla privire asupra jurnalului de vanzari iti poate indica facturile cu risc: de exemplu cele cu sume foarte mari, sau cele foarte numeroase, cu sume mici si multiple corectii.
In functie de specificul activitatii tale, poti aplica diferite chei de control, adaptate nevoilor firmei tale. Cu cat firma este mai mare, cu atat nevoia de control a operatiunilor este mai mare.
